Späť na zoznam
1. marec 2019
Blog

Konferenčný hovor - ako na to?

Konferenčný hovor - ako na to

Potrebujete s vašimi kolegami prediskutovať dôležité témy, ale nachádzate sa v iných mestách či na opačnej strane sveta? Žiaden problém. Naplánujte si konferenčný hovor a spoločne vyriešte všetko, čo potrebujete. Ako však zrealizovať hovor tak, aby bol skutočne efektívny?

Organizácia konferenčného hovoru

Organizácia konferenčného hovoru zahŕňa viacero parciálnych krokov, ktoré vám v konečnom dôsledku pomôžu zabezpečiť jeho bezproblémový priebeh.

1.    Agenda a príprava konferenčného hovoru

Jedným z prvých by mala byť príprava agendy. Premyslite si, aké témy potrebujete prebrať a oboznámte s nimi všetkých účastníkov. Ak je to potrebné, pošlite im aj doplňujúce materiály, napríklad prezentáciu, štatistiky alebo grafy, ktoré budú môcť počas hovoru využiť.
Ujasnite si, aký typ hovoru vám bude viac vyhovovať. Stačí, ak budete ostatných kolegov iba počuť, alebo ich potrebujete aj vidieť? Prvá z uvedených možností je síce jednoduchšia, na druhej strane sú videohovory osobnejšie a viac sa približujú stretnutiam "face to face". Ich výhodou je aj to, že môžete vidieť reč tela a bezprostredné reakcie ostatných.
Stanovte vhodný čas realizácie hovoru. Ak účastníci pochádzajú z rôznych krajín, berte do úvahy aj časový posun. Nezabudnite im v dostatočnom časovom predstihu spoločne s agendou odoslať aj pozvánku do kalendára.

Konferenčný hovor krok za korkom

1.    Začiatok konferenčného hovoru

Rešpektujte časový harmonogram a k hovoru sa pripojte včas. Nespoliehajte sa na to, že vás tento raz "technika" nezradí a pre istotu sa s ostatnými spojte niekoľko minút pred plánovaným začiatkom hovoru. Ak sa vám podarí pripojiť na prvý raz, získate čas na zopakovanie jednotlivých bodov programu alebo vypitie šálky kávy. Ak nie, budete mať dostatok priestoru na ďalšie pokusy alebo vyhľadanie pomoci, vďaka čomu sa vyhnete zbytočnému stresu a zdržaniu.

2.    Priebeh konferenčného hovoru a komunikácia

Ak ide o formálne stretnutie alebo komunikujete s ľuďmi, s ktorými sa nepoznáte, na začiatku sa predstavte. Držte sa vopred stanovenej agendy a vyjadrujte sa iba k danej téme. V opačnom prípade sa konferenčný hovor ľahko zvrtne do chaotickej voľnej diskusie, v ktorej sa síce dozviete hodnotenie včerajšieho výkonu Realu Madrid alebo v ktorej reštaurácii obedoval predseda vlády, no inak pre vás nebude žiadnym prínosom.
Vyjadrujte sa jasne a zrozumiteľne, aby si nikto nemusel domýšľať, čo chcete povedať. Obzvlášť to platí v prípadoch, keď komunikujete v cudzom jazyku. Ak napríklad komunikujete v angličtine, nesnažte sa zo všetkých síl znieť ako rodený obyvateľ Essexu, pretože vám vaši kolegovia aj tak nebudú dobre rozumieť. 

3.    Čo robiť počas konferenčného hovoru?

Správajte sa tak, ako keby ste boli na "klasickom" meetingu - jediný rozdiel je v tom, že sa s ostatnými účastníkmi stretnete iba virtuálne. Zapisujte si poznámky a dodržujte etiketu - nerozprávajte zbytočne dlho, nevyrušujte, neskáčte iným do reči. Aby ste z konferenčného hovoru vyťažili čo najviac, urobte si z neho čo najskôr zápis. Tento krok vám výrazne zjednoduší a urýchli, ak si budete jeho obsah zaznamenávať v reálnom čase ešte počas hovoru. Ak je to potrebné, urobte si aj nahrávku – v budúcnosti sa k nej budete môcť kedykoľvek vrátiť.
Vďaka využívaniu konferenčných hovorov vás už vzdialenosť nebude limitovať. Vyberte si z množstva dostupných softvérov ten, ktorý najviac zodpovedá vašim požiadavkám a posuňte vaše konferenčné stretnutia na vyššiu úroveň.


Súvisiace články


4 kroky pre úspešné 1-on-1 meetingy s vaším manažérom

Pravidelné 1-on-1 meetingy sú výbornou metódou na otvorené rozhovory medzi manažérmi a zamestnancami. Otvárajú priestor pre úprimnú komunikáciu, ktorá pomáha budovať dôveru medzi manažérom a jeho tímom. 1-on-1 meetingy predstavujú pre zamestnancov čas, kedy môžu vyjadriť svoje pocity, nápady, úspechy, frustrácie a v neposlednom rade aj svoje kariérne plány.

Čítať viac

Leadership: Rozhodujúce 1-on-1 meetingy pre váš tím

Prečo sú 1-on-1 meetingy rozhodujúce pre úspech vášho biznisu? Pretože sú skvelou príležitosťou na získanie spätnej väzby, koučovanie, budovanie podpory zo strany manažérov, či diskutovanie o všetkom, čo je pre vás a vašich zamestnancov dôležité. Sú tiež šancou na upevnenie vzťahov medzi manažérmi a zamestnancami.

Čítať viac
16. marec 2017

7 základných krokov k efektívnym tímovým meetingom

Prečo sú meetingy dôležité? Pretože sa na jednom mieste stretne viac ľudí, ktorí môžu diskutovať o nápadoch, problémoch, riešeniach atď. Rôzne pohľady každého jedného na konkrétnu vec môžu pomôcť dospieť k úspešnejšiemu záveru či riešeniu.

Čítať viac

Odber noviniek