14. november 2018 Blog

7 tipov pre efektívne konferenčné hovory

Tipy pre efektívne konferenčné hovory

V globalizovanom svete podnikania sú konferenčné hovory s kolegami, klientmi či obchodnými partnermi čoraz častejšie. Vďaka našim tipom sa vyhnite najčastejším chybám a pozdvihnete konferenčné hovory na profesionálnejšiu úroveň.

Tak ako všetky obchodné stretnutia, niektoré konferenčné hovory vedia byť veľmi produktívne a prínosné, iné sú len stratou času. V tomto článku vám predstavíme niekoľko tipov pre hladší a efektívnejší priebeh konferenčných hovorov. 

1. Príprava je základ

Pred konferenčným hovorom si vyčleňte aspoň pár minút na prípravu. Ak už teraz viete, že počas hovoru budete potrebovať konkrétne materiály, tabuľky či poznámky, pripravte si ich vopred a nebudete strácať čas ich hľadaním počas hovoru.

2. Začnite načas

Na pracovné stretnutie by ste nemali meškať, a rovnako to platí aj pre konferenčný hovor. Ak ste hovor zorganizovali vy, zapnite sa ako prvý. Pokúste sa začať načas – pamätajte, že účastníci majú v ten deň na práci aj iné povinnosti, takže nečakajte príliš dlho na oneskorencov.

3. Vytvorte si plán a držte sa ho

Vytvorte si stručný program hovoru so základnými bodmi, ktoré chcete prediskutovať alebo otázkami, ktoré chcete vyriešiť. Nezabudnite program vopred rozposlať ostatným účastníkom, aby si ho mohli pozrieť a pripraviť sa. Počas konferenčného hovoru sa snažte držať plánu a neodbiehajte od hlavných tém.

Manažéri považujú až 35% času stráveného na stretnutiach za stratu času. Preto by ste mali urobiť všetko pre to, aby konferenčné hovory boli čo najproduktívnejšie.

4. Telefonujte v tichom prostredí a používajte tlačidlo „Mute“

Je veľmi nepríjemné, ak viac než myšlienky ostatných účastníkov počujete rôzne zvuky v pozadí. Ak je to možné, telefonujte v tichom prostredí  bez rušivých zvukov. Hlučná kancelária či kaviareň nie sú ideálnym miestom na konferenčný hovor, pretože hluk vás bude oberať o pozornosť a môžu vám ujsť dôležité informácie. A určite použite tlačidlo „Mute“, ak si potrebujete kýchnuť alebo zakašľať!

5. Zapojte všetkých účastníkov

Do správneho konferenčného hovoru by sa mali aktívne zapojiť všetci účastníci. Každý z nich by mal cítiť, že jeho názory a myšlienky sú pre ostatných dôležité. Poslúži na to jednoduchý trik – pýtajte sa otázky.

6. Robte si poznámky alebo si hovor nahrajte

Mali by ste si písať poznámky, aby vám neušli žiadne dôležité informácie. Zároveň vám to pomôže lepšie sa sústrediť. Ďalšou možnosťou je využiť kvalitný softvér pre call centrá, ktorý umožňuje nahrávať hovory. V takom prípade by ste sa však mali účastníkov vopred spýtať, či im neprekáža, ak si z hovoru uložíte audio nahrávku.

7. Nezabudnite na follow-up

Konferenčný hovor by sa nemal uzavrieť stlačením tlačidla „Ukončiť“.  Spíšte aspoň stručné zhrnutie hlavných rozhodnutí, krokov alebo otázok, ktoré sa rozoberali na stretnutí, a zhrnutie pošlite všetkým účastníkom. Do emailu môžete zahrnúť aj poďakovanie za ich čas a podnety.

*Bonusový tip

Venujte plnú pozornosť hovoru

Takže žiadny multitasking – neodpovedajte počas stretnutia na emaily, neraňajkujte, atď. Možno to znie banálne, ale čudovali by ste sa...