25. máj 2017 Blog

4 kroky pre úspešné 1-on-1 meetingy s vaším manažérom

Priateľská komunikácia medzi manažérom a zamestnancom počas 1-on-1 meetingov

Pravidelné 1-on-1 meetingy sú výbornou metódou na otvorené rozhovory medzi manažérmi a zamestnancami. Otvárajú priestor pre úprimnú komunikáciu, ktorá pomáha budovať dôveru medzi manažérom a jeho tímom. 1-on-1 meetingy predstavujú pre zamestnancov čas, kedy môžu vyjadriť svoje pocity, nápady, úspechy, frustrácie a v neposlednom rade aj svoje kariérne plány.

V dnešnom ambicióznom svete sa každý z nás snaží presadiť. Ľudia chcú robiť to, čo ich baví. Chcú rozvíjať svoje schopnosti a kariérne rásť. Na to však potrebujú podporu svojich manažérov. Prvým krokom manažéra, ktorému záleží na úspechoch a spokojnosti jeho zamestnancov sú pravidelné 1-on-1 meetingy. 

V predchádzajúcom článku "Leadership: Rozhodujúce 1-on-1 meetingy pre váš tím" sme sa venovali 1-on-1 meetingom z manažérskej pozície - prečo a ako by ich mali viesť a čo im môžu priniesť. V tomto článku sa pozrieme na 1-on-1 meetigy práve z pozície zamestnancov. 

1-on-1 meeting predsa nestojí iba na manažérovi. Áno, práve on by mal byť ten, ktorý stretnutie so zamestnancom vedie, pýta sa a posúva ho ďalej cez jednotlivé témy (napr. tímovú spoluprácu, spokojnosť zamestnanca, krátkodobé ciele a ďalšie). Avšak ak vás, ako zamestnanca niečo frustruje, alebo ste naopak s niečím spokojný, povedzte mu to aj bez otázok. Buďte šťastný, že máte tu možnosť. 

Každý 1-on-1 meeting si však vyžaduje prípravu. Áno, aj vašu prípravu. Na žiadne stretnutie nikdy nechoďte ako "tabula rasa". 1-on-1 meetingy sú o spätnej väzbe manažéra na vašu prácu - v čom ste sa zlepšili a v čom naopak možno zhoršili, ale aj o tom, čo mu o sebe a svojom pôsobení poviete vy. Aby však vaše pravidelné stretnutia prinášali výsledky, musíte sa na ne pripravovať. 

Ak si nie ste istý tým, čo by malo byť súčasťou 1-on-1 meetingu a ako sa na neho dá pripraviť, prečítajte si nasledujúce 4 body. Pomôžu vám prejsť 1-on-1 meetingom s vašim manažérom. 

1) Pripravte si všetko, čo chcete povedať

Priebežne si spisujte zoznam s témami, problémami, myšlienkami, nápadmi, ktoré chcete prebrať. V deň stretnutia si ho ešte raz prejdite, aby ste sa uistili, že ste na nič nezabudli. 1-on-1 meeting bude efektívny a úspešný práve vtedy, ak sa na ňom svojou pripravenosťou budete podieľať.

Zoznam si rozdeľte prehľadne do kategórií, napr.:

  1. Krátkodobé ciele: Povedzte svojmu manažérovi vaše ciele, túžby, výzvy - čím skôr ich bude vedieť, tým skôr vám ich môže pomôcť naplniť.
  2. Sebazdokonaľovanie: Prejdite si, čo hravo zvládate a s čím ešte potrebujete pomôcť. 
  3. Tímové zlepšenia: Máte nejaké nápady, ktoré by mohli zlepšiť prácu vo vašom tíme? 1-on-1 meeting je výbornou príležitosťou na ich predstavenie.
  4. Vzťahy s kolegami: Máte problémy s niektorým z kolegov? Váš manažér môže byť vaši mediátorom a môže vám pomôcť naučiť sa spolu pracovať. 
  5. Osobné problémy: Cítite sa frustrovaný, prepracovaný, či naopak šťastný a spokojný? Porozmýšľajte, prečo sa cítite práve takto. V prípade negatívnych stavov skúste nájsť potenciálne riešenie a odprezentujte ho vášmu manažérovi.

Skúste si tiež odpovedať na podobné typy otázok ako uvádzame nižšie. Povedzte ich svojmu manažérovi, aby vedel, ako sa vám v práci darí.

  • Čo mám na svojej práci najradšej? 
  • Čo robím najmenej rád?
  • Ak by som mohol zmeniť jednu vec na svojej práci, ktorá by to bola?
  • Aké sú moje predstavy na najbližšie obdobie?
  • Čo je mojou aktuálne najväčšou výzvou?
  • Je niečo, čo mi bráni rozvíjať sa?
  • Ak by som nemal túto prácu, čo by som chcel robiť?
  • Čo ma motivuje? Čo ma demotivuje?
  • Aký pokrok som urobil od posledného stretnutia?
  • Mám dostatok času na úlohy, ktoré dostávam?

Pamätajte si - váš manažér nevie čítať vaše myšlienky. Ak mu nepoviete, s čím ste spokojný a s čím nespokojný, nečakajte, že to bude vedieť a riešiť. 

2) Pripravte si odpovede na potenciálne otázky

Je dôležité, aby ste už pred meetingom porozmýšľali nad odpoveďami na potenciálne otázky, ktoré sa vás môže manažér opýtať. Nezabudnite však ani na otázky, ktoré sú súčasťou každého vášho stretnutia. Nie je totiž nič horšie, ako nepripravenosť! Žiaden manažér nechce od zamestnanca ťahať odpovede ako z chlpatej deky a už vôbec nechce vidieť mlčanie a váhanie nad odpoveďou. Neurobí to o vás dobrý dojem. 

Môžu to byť napríklad otázky:

  • Si spokojný s náplňou tvojej práce? Prečo áno / Prečo nie? 
  • Čo ťa na tvojej práci najviac baví?
  • Aké projekty ťa zaujímajú najviac? 
  • Na akých projektoch by si chcel najbližšie pracovať?
  • Myslíš si, že sa v práci učíš nové veci? Čo nové si sa naučil v poslednej dobe?
  • V akej oblasti by si sa chcel ešte rozvíjať?
  • Je niekto, s kým sa ti zle pracuje? Vieš mi povedať, prečo?
  • Myslíš si, že odo mňa dostávaš dostatočnú spätnú väzbu? 

Ak sa na 1-on-1 meeting s vaším manažérom pripravíte vopred, eliminujete zbytočný čas a môžete sa venovať veciam, na ktorých naozaj záleží. 

3) Hovorte o svojich dlhodobých kariérnych cieľoch

Často počúvame rovnaký scenár dookola - počas stretnutia sa vás manažér opýta, aké sú vaše ciele. Porozprávate sa o tom, čo by ste chceli dosiahnuť a kam by ste sa chceli posunúť. Prejde však nejaký čas a stále sa nič nemení. Nie je žiadnym prekvapením, že stagnácia rozvoja a kariérneho rastu sú najčastejšími príčinami odchodu do novej práce. 

Ak vám však na vašom aktuálnom zamestnaní záleží a chcete sa posúvať ďalej, nenechajte sa odradiť. Na každom 1-on-1 meetingu s vaším manažérom venujte dostatočný čas aj téme vášho rozvoja a postupu - ktoré zručností by ste chceli získať, čo by ste chceli zlepšiť, nové veci, o ktorých sa chcete dozvedieť, prípadne nový projekt, ktorého by ste sa chceli zúčastniť. Diskutujte o vašich progresoch, ktoré vedú k naplneniu dlhodobých cieľov.

Váš manažér môže vedieť o takých pracovných príležitostiach vo vašej firme, o ktorých vy možno ani netušíte. Preto ak sú rozhovory o vašom kariérnom raste či zvyšovaní vašej kvalifikácie súčasťou každého vášho 1-on-1 meetingu, je oveľa pravdepodobnejšie, že sa skôr dostane tam, kam chcete. Prípadne sa vám môžu otvoriť nové príležitosti. 

4) Meeting reports - dôležitá súčasť vášho 1-on-1 meetingu 

Žiaden zamestnanec pravdepodobne od manažéra nechce počuť vetu: "Prepáč, o čom sme sa rozprávali naposledy?" Každý manažér je však vyťažený a meeting s vami je len jedným z mnohých, ktoré mal v daný týždeň, či dokonca deň. Je preto ťažké, aby si pamätal veci, o ktorých ste sa rozprávali, ak nie sú nikde zapísané. 

Tzv. meeting reports sú preto esenciálnou súčasťou efektívnych a prínosných 1-on1 meetingov. Robte ich vždy bezprostredne po skončení stretnutia. Spísaním reportu si budete obaja pamätať dôležité body, o ktorých ste sa rozprávali a môžete tak lepšie sledovať váš progres. Meeting report by mal obsahovať aj váš akčný plán na nasledujúce obdobie. Každý meeting report pošlite manažérovi na mail.

Reporty z meetingov v call centre

Reporty viete využiť aj do budúcna - každý ďalší meeting môžete začať práve zreferovaním toho predchádzajúceho - o čom ste sa rozprávali a na čom ste sa dohodli. 

 

Firmám rôzneho zamerania a rôznej veľkosti by malo byť jasné, že kvalitné a pravidelné 1-on-1 meetingy sú rozhodujúce nielen pre zdravie biznisu ale aj pre spokojnosť zamestnancov s ich pôsobením vo firme. 1-on-1 meetingy vo všeobecnosti zvyšujú angažovanosť a motiváciu zamestnancov na pracovisku.