Späť na zoznam
2. marec 2019
Blog

7 zásad etikety konferenčného hovoru

7 zásad etikety konferenčného hovoru

Mali ste niekedy kolegu, ktorý vám počas meetingov neustále skákal do reči? Stalo sa vám, že ste nestihli ísť na obed, lebo ste sa zdržali na porade kvôli čakaniu na kolegyňu, ktorá vždy chodí neskoro? Nie ste sami.

Nezáleží na tom, či ste na konferencii, stretnutí u klienta, porade alebo uprostred konferenčného hovoru – v každej situácii by ste sa mali riadiť nepísanými pravidlami slušného správania. Aby ste sa aj vy nezaradili ku kolegom, ktorí ostatným komplikujú život, v nasledujúcom článku vám ponúkame prehľad zásad etikety, ktoré by ste mali mať na pamäti počas každého konferenčného hovoru.

1.    Nemeškajte.

Nie je nič horšie, ako to, ak sa kvôli vašej nepresnosti alebo zábudlivosti zdrží celý hovor a všetkým kolegom narušíte ich plány. Dajte si preto do kalendára pripomienku, aby ste na plánované stretnutie nezabudli a prispôsobte mu svoj program.

2.    Snažte sa predísť technickým problémom.

Existuje mnoho technických problémov, ktoré sa objavia nečakane v priebehu hovoru a nedokážete im zabrániť. Sú však aj také, ktorým sa môžete jednoducho vyhnúť alebo ich vyriešiť ešte pred začiatkom hovoru. Pripojte sa k nemu preto o pár minút skôr, aby ste si mohli overiť, či všetko funguje tak, ako má. Funguje internetové pripojenie? Je dostatočne rýchle? Máte správne telefónne číslo a PIN? Objavili sa problémy so zdieľanou obrazovkou?

3.    Nezabúdajte na elementárnu slušnosť.

Na začiatku hovoru sa ostatným pozdravte a predstavte. Ak ste stretnutie zorganizovali vy, môžete naraz predstaviť všetkých účastníkov, vďaka čomu ušetríte čas. 
Viete, že budete meškať? Informujte o tom organizátora a snažte sa k ostatným pripojiť bez toho, aby ste ich vyrušili. 
Na konci hovoru sa rozlúčte a ak ste organizátorom, poďakujte prítomným za ich participáciu – možno to znie triviálne, no nie je to vždy samozrejmosťou.

4.    Rešpektujte agendu a vopred sa pripravte.

Nemýľte si konferenčný hovor s neformálnym stretnutím. Oboznámte sa so všetkými bodmi programu, pripravte sa na diskusiu a naštudujte si potrebné materiály. Ak viete, že budete mať otázky, zapíšte si ich a pýtajte sa v čase, ktorý je na to vyhradený. Ak si myslíte, že si ich zodpovedanie bude vyžadovať prípravu, napríklad vyhľadanie informácie v databáze alebo mailoch, avizujte ich vo vhodnej chvíli v dostatočnom časovom predstihu.

5.    Zvoľte správny spôsob komunikácie.

  • Vyjadrujte sa jasne a jednoznačne, zrozumiteľne artikulujte a hovorte dostatočne nahlas.
  • Nerozprávajte príliš dlho ani rýchlo, pretože sa ostatní ľahko stratia v spleti vašich slov. Používajte stručnejšie vety a medzi jednotlivými myšlienkami robte krátke prestávky, aby mali vaši kolegovia čas spracovať všetky informácie, ktoré práve počuli.
  • Naučte sa, kedy je vhodné hovoriť, a kedy je lepšie zostať ticho. Dajte priestor aj iným a reagujte až vtedy, keď skončia. Ani vy by ste predsa nechceli, aby vám niekto skákal do reči.
  • Ak na niekoho hovoríte, oslovte ho menom, aby vedel, že otázku alebo informáciu smerujete k nemu. Opýtajte sa napríklad: „Martin, mohli by ste nám ozrejmiť, aký metodologický postup zvolil váš tím pri analýze dát?“

6.    Nevyrušujte.

Buďte sústredený a aktívne počúvajte, o čom sa rozpráva, aby ste sa nemuseli pýtať to, čo už bolo povedané. Eliminujte rušivé zvuky z vášho okolia na minimum a  nerobte nič, čo by mohlo ostatných vyrušovať.  Počas hovoru rozhodne nie je správny čas na počúvanie hudby alebo konzumáciu jedla a nápojov.

7.    Nepodceňujte "wraping up".

Po skončení stretnutia zosumarizujte obsah hovoru,  vytvorte priestor na dodatočné otázky a definovanie následných pracovných postupov.

Ak ste počas čítania tohto textu zistili, že aj vy z času na čas nechtiac porušujete etiketu, nič sa nedeje. Nabudúce už predsa budete vedieť, čo by ste mohli urobiť inak. Ak ste si pri čítaní spomenuli na svojich kolegov alebo známych, ktorí by sa týmito zásadami mali inšpirovať, pošlite im odkaz na tento článok :-)


Súvisiace články


Leadership: Rozhodujúce 1-on-1 meetingy pre váš tím

Prečo sú 1-on-1 meetingy rozhodujúce pre úspech vášho biznisu? Pretože sú skvelou príležitosťou na získanie spätnej väzby, koučovanie, budovanie podpory zo strany manažérov, či diskutovanie o všetkom, čo je pre vás a vašich zamestnancov dôležité. Sú tiež šancou na upevnenie vzťahov medzi manažérmi a zamestnancami.

Čítať viac

4 kroky pre úspešné 1-on-1 meetingy s vaším manažérom

Pravidelné 1-on-1 meetingy sú výbornou metódou na otvorené rozhovory medzi manažérmi a zamestnancami. Otvárajú priestor pre úprimnú komunikáciu, ktorá pomáha budovať dôveru medzi manažérom a jeho tímom. 1-on-1 meetingy predstavujú pre zamestnancov čas, kedy môžu vyjadriť svoje pocity, nápady, úspechy, frustrácie a v neposlednom rade aj svoje kariérne plány.

Čítať viac
14. november 2018

7 tipov pre efektívne konferenčné hovory

V globalizovanom svete podnikania sú konferenčné hovory s kolegami, klientmi či obchodnými partnermi čoraz častejšie. Vďaka našim tipom sa vyhnite najčastejším chybám a pozdvihnete konferenčné hovory na profesionálnejšiu úroveň.

Čítať viac

Odber noviniek