Späť na zoznam
16. marec 2017
Blog

7 základných krokov k efektívnym tímovým meetingom

Efektívne meetingy sú skvelou príležitosťou na rýchle, úspešne a kvalitné vyriešenie zadanej úlohy.

Prečo sú meetingy dôležité? Pretože sa na jednom mieste stretne viac ľudí, ktorí môžu diskutovať o nápadoch, problémoch, riešeniach atď. Rôzne pohľady každého jedného na konkrétnu vec môžu pomôcť dospieť k úspešnejšiemu záveru či riešeniu.

Pri každom meetingu je dôležité, aby bol efektívny - rýchle, úspešne a kvalitné vyriešenie zadanej úlohy. Niektoré meetingy, žiaľ, takéto nie sú. Ľudia zabúdajú, aká je podstata meetingov a ako sa na ne treba pripraviť. 

Aké kroky by ste teda mali dodržiavať, aby boli vaše meetingy efektívne?

1) Plánujte, plánujte, plánujte

Prvú vec, ktorú musíte urobiť, aby bol váš meeting efektívny, rýchly a úspešný je - podrobný plán meetingu. Nájdite si dostatok času, urobte si kávu a v prehľadných bodoch si spíšte:

  • O čom bude meeting
  • Čo chcete vyriešiť
  • Kto bude na meetingu

Plánovanie a príprava je tou správnou cestou k efektívnosti. Zostavte si pred meetingom checklist so všetkými témami, ktoré chcete prebrať vrátane približného časového plánu na každú tému. 

2) Vždy informujte svojich kolegov vopred

Každý chce, aby sa jeho meeting uberal správny smerom a dobrým tempom. Neinformovaní kolegovia však majú často nezmyselné otázky, ktorými zdržiavajú plynulý chod. Preto pošlite kolegom emaily či pozvánky do kalendára minimálne dva dni vopred. Všetci zúčastnení by mali o meetingu vopred vedieť, aby sa mohli pripraviť. Odpovede na tieto základné otázky by mala obsahovať každá pozvánka:

  • Aká je téma stretnutia?
  • Aké sú nevyhnutné informácie, ktoré potrebujú kolegovia vedieť?
  • Čo je cieľom stretnutia, prípadne na čom sa potrebujete dohodnúť?
  • Kto bude za čo zodpovedný a kto si má čo pripraviť?

Tento jeden krok navyše zaistí, že váš meeting bude produktívny a zameraný na kľúčové body. Navyše, aj vaši kolegovia sa budú cítiť šťastnejší a spokojnejší, keď budú presne vedieť, do čoho idú a čo sa od nich očakáva. 

3) Čas meetingu rozhoduje

Nebuďte z tých, ktorých časy meetingov sú vražedné. Pondelok ráno o 8:00? V piatok večer o 17:00? Nie, toto väčšinou nie je tá správna cesta. 

Veď to sami poznáte, v pondelok ráno sú ešte všetci nepripravení a rozospatí a v piatok poobede už rozmýšľajú o víkende. V oboch prípadoch majú všetci nulovú koncentráciu a nulovú kreativitu. 

Ideálne skúste vaše meetingy plánovať do prvej polovice týždňa - pondelok, utorok, streda od 9:00. Ľudia si stihnú dať rannú kávu, prečítať si ešte raz osnovu stretnutia, prípadne svoje vstupy, ktoré si mali pripraviť. A čo štvrtok? Vo štvrtok sú už ľudia zabehnutí vo svojich úlohách od pondelka, a navyše, nemali by dostatok času na dokončenie novej úlohy, ktorú by ste im vo štvrtok zadali. 

Meetingy začiatkom týždňa - to je kľúč k nespútanej produktivite. 

4) Krátke meetingy sú cestou

V ideálnom prípade by meetingy nemali trvať dlhšie ako 30 minút. Všetko sa však, samozrejme, odvíja od konkrétneho problému. 

Preto sa čo najviac pokúste držať časového plánu, ktorý ste si urobili v prvom kroku. Ak vidíte, že nejaká téma potrebuje viac pozornosti, s tým už počas meetingu nič neurobíte. Môžete ju však aspoň korigovať správnym smerom. 

Rovnako, počas meetingu buďte pánom nepredvídaných situácii. Ak vidíte, že sa diskusia zvrháva zlým smerom, zasiahnite včas a nasmerujte kolegov opäť k riešenému problému. 

A prečo vlastne krátke meetingy? Pretože väčšina ľudí neudrží pozornosť dlhšie než 20 minút. Predstavte si potom, aké (ne)výsledky by prinášali 2-hodinové meetingy.

5) Buďte za každých okolností naladený pozitívne

Aj napriek tomu, že máte pochybností alebo cítite neistotu, nenechajte sa rozhodiť. Tón komunikácie, ktorý nastavíte na začiatku, sa bude niesť počas celého meetingu. Preto buďte vždy pozitívny! Sústreďte sa na riešenie, nie na problémy. Nenechajte sa ničím rozhodiť a nespanikárte -  to by mohlo viesť k negatívnym, náhlym a neefektívnym záverom. 

Váš meeting vždy začínajte aj ukončite v pozitívnom duchu :)

6) Diskutujte správnym spôsobom

Efektívne meetingy sú dôležitou súčasťou každej firmy, či už ide o klientské projekty, interné projekty či pravidelné meetingy zamestnancov. Ľuďom dávate priestor na vyjadrenie svojho názoru, priestor na argumentáciu, ktorý je aj pre vás prínosný. Vždy sa však uistite, že každý sa dostane k slovu, že každý povie svoju predstavu. Nedovoľte však, aby sa ľudia prekrikovali či si skákali do reči. 

Ten, kto meeting zorganizoval, ten ho vedie a ten je zodpovedný za jeho plynulý chod - a to ste vy. Vy sa staráte o to, že sa nezabudne na žiadnu tému, že všetky relevantné nápady budú zapísané a že nebudete mrhať časom ani jedného zamestnanca.

7) Funkčné vybavenie zasadačky je dôležité

Vždy sa vopred uistite, že zasadačka, či iná miestnosť vám bude kapacitne vyhovovať a bude spĺňať všetky vaše potreby a požiadavky - napríklad projektor na premietanie videí či na prezentácie, papiere a ceruzky na rýchle zapisovanie inšpirácii, tabule na road-maps a podobne.

Všetko, čo pomôže rozvíjať myšlienky a nápady vašich kolegov majte počas meetingu k dispozícii.


Time management, nepripravenosť či submisívnosť sú dôvodmi, prečo je tak veľa meetingov neúčinných a častokrát aj nudných. Navyše, vaši kolegovia po skončení meetingu nemusia vedieť, čo majú robiť. Preto nezabúdajte bezprostredne po meetingu spísať zápis, ktorý rozpošlete na kolegov. Zhrňte v ňom priebeh meetingu a spíšte rozdelenie úloh, ktoré ste kolegom zadali.

Veríme, že náš článok pomôže komukoľvek, kto chce byť pripravený na efektívne tímové meetingy :)


Súvisiace články


Leadership: Rozhodujúce 1-on-1 meetingy pre váš tím

Prečo sú 1-on-1 meetingy rozhodujúce pre úspech vášho biznisu? Pretože sú skvelou príležitosťou na získanie spätnej väzby, koučovanie, budovanie podpory zo strany manažérov, či diskutovanie o všetkom, čo je pre vás a vašich zamestnancov dôležité. Sú tiež šancou na upevnenie vzťahov medzi manažérmi a zamestnancami.

Čítať viac
1. marec 2019

Konferenčný hovor - ako na to?

Potrebujete s vašimi kolegami prediskutovať dôležité témy, ale nachádzate sa v iných mestách či na opačnej strane sveta? Žiaden problém. Naplánujte si konferenčný hovor a spoločne vyriešte všetko, čo potrebujete. Ako však zrealizovať hovor tak, aby bol skutočne efektívny?

Čítať viac
14. november 2018

7 tipov pre efektívne konferenčné hovory

V globalizovanom svete podnikania sú konferenčné hovory s kolegami, klientmi či obchodnými partnermi čoraz častejšie. Vďaka našim tipom sa vyhnite najčastejším chybám a pozdvihnete konferenčné hovory na profesionálnejšiu úroveň.

Čítať viac

Odber noviniek